Organização e preparação são fundamentais no planejamento de uma reunião de negócios ou evento. Você tem que cobrir todos os fundamentos da revisão do conteúdo da reunião para acomodar os participantes. Use as dicas na lista a seguir para a reunião bem sucedida e planejamento de eventos:
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Faça objectivos da reunião com certeza é clara e concisa.
Determinar se é necessário para atender a todos, ou se você pode realizar seus objetivos de outra maneira.
Escolha o local de encontro certo - aquele com o número certo, tamanho e forma da sala de reuniões.
Certifique-se que você sabe e compreende todos os serviços prestados pela instalação, bem como as suas políticas de cancelamento.
Convidar apenas as pessoas que precisam de comparecer.
Reunir informações de contato exata para todos os envolvidos no evento.
Furar a agenda da reunião set.
Avaliar a reunião ou evento, depois que acabou.
O que faz o trabalho de planejamento de uma reunião de negócios ou evento envolve? Livros inteiros são dedicados a responder a essa pergunta, mas a lista que se segue inclui os fundamentos de um planejador deve esperar para coordenar:
A escolha do local
As acomodações do hotel
planos de viagem
Comida
Alto-falantes e entretenimento
equipamentos audiovisuais
Atividades recreativas
decorações
Impressão
Presentes e prêmios
Pessoal
A escolha do local ideal para um evento de negócios é fundamental - é a estrutura para todo o seu esforço. Ao procurar um local para uma reunião ou evento, você tem várias opções. Dependendo do número de pessoas presentes e do tipo de evento, você pode ir a rota centro de conferências tradicional ou tentar uma estrada - ou um navio de cruzeiro - menos percorrida. A seguinte lista contém lugares a considerar ao escolher um site:
hotéis
centros de conferência
centros de convenções
resorts
centros de retiro
Cruseiros
ambientes únicos, tais como museus, casas senhoriais, espaços desportivos, e teatros.
Quando em dúvida sobre as opções disponíveis em um local específico, pergunte a Convenção local e Visitors Bureau na cidade de destino para o conselho.
Seu sucesso como uma reunião de negócios ou planejador de eventos depende de sua capacidade de contratar as pessoas certas para ajudá-lo a brilhar. Ninguém pode retirar até mesmo uma pequena reunião sem uma série de ajudantes. Como encontrar bons assessores é a pergunta que as dicas deste resposta lista de ajuda:
Fique atento para bons vendedores quando você participar de festas e eventos empresariais.
Pergunte aos seus amigos de confiança e colegas da indústria para recomendações.
Peça contatos no seu local de encontro para uma lista de fornecedores aprovados.
Entrar em contato com uma associação profissional afiliado com a indústria em que você precisa encontrar um fornecedor.
Procure na internet, e ter em mente que você precisa para verificar as referências para as empresas que você encontrar.
comércio / indústria publicações de digitalização recursos forpotential.
Interrogar o Convention e Visitors Bureau locais na cidade de destino.
Considere usar um Destination Management Company, o que poderia poupar tempo, dinheiro e aborrecimentos, ajudando com parte ou a totalidade do seu planejamento.
Faça o seu chefe feliz por conhecer o seu orçamento antes de começar a planear a sua reunião de negócios ou evento e, em seguida, cumpri-lo. Siga estas dicas para ajudá-lo a controlar os custos:
Evite surpresas ao alugar uma instalação ou trabalhando com fornecedores, obtendo todos os acordos por escrito.
Construir uma contingência de 10 por cento em seu orçamento para acomodar despesas inesperadas.
Verifique todas as facturas contra citações escritas.
Questionar todas as despesas que não parecem de calcular.
Limitar o número de pessoas autorizadas a cobrar itens para sua conta principal na instalação.
contas comentário sobre o hotel diariamente para evitar grandes surpresas na conta final.
Não assinar fora em todas as contas até que esteja totalmente satisfeito.
Manter um olho em despesas ocultas tais como o transporte de noite, impostos, ou taxas extras.
Cuidado com as conversões de moeda ao planejar reuniões no exterior.
O aspecto mais marcante da reunião ou evento você planeja (além do alimento) é provável que seja o programa. Contratar o alto-falante direito (s) para tratar participantes é crucial. A seguir estão as informações básicas para manter em mente:
Conhecer os objectivos do programa.
Entender as necessidades do público.
Peça referências.
Veja um vídeo de demonstração.
Não assuma que todas as celebridades sabem como entregar um discurso eficaz.
Desconfie de afirmações grandiosas.
Fornecer alto-falantes com boa informação para que eles dar-lhe o que quiser.
Uma das habilidades mais importantes de qualquer planejador de reunião e evento deve ter é a capacidade de negociar. Poucas coisas são ajustados na pedra, a menos que você está planejando um evento em torno dos Dez Mandamentos, você pode negociar o preço, vantagens, linguagem do contrato. As regras básicas de negociação incluem o seguinte:
Comece com um plano. Sabe exatamente o que você quer.
Faça a sua casa. Compreender o valor do seu negócio.
Seja metódico e meticuloso. Fazer anotações cuidadosas de tudo que foi discutido e acordado.
Use o poder de negociação. Ter outro fornecedor nos bastidores para ajudar as negociações de influência.
Evite linguagem vaga e confusa.
*Pergunta pré-impressos contratos.
Leia as letras miúdas.
Insistir na responsabilidade partilhada. Evitar quaisquer acordos que sejam unilateral.
Supor nada. Faça perguntas, mais perguntas, e ainda mais perguntas.
Exercer silêncio. Seja um ouvinte campeão.