Trabalhando com as regras do Banco australianos
Uma das grandes mudanças no software de contabilidade no último par de anos (seja em nuvem com base ou baseada em desktop) foi a introdução do banco de feeds e regras bancárias. Estas duas características combinadas podem servir para automatizar uma enorme quantidade de dados de entrada.
Com o banco alimenta, todas as transações aparecem automaticamente em suas contas, sem você ter que digitar nada.
Com 'regras', estas operações também são codificados automaticamente para as contas corretas. Tudo que você tem a fazer é aprovar a maneira como o software aloca cada transação.
Esta figura mostra como o conceito trabalha. (Este exemplo usa Xero, mas os princípios são semelhantes qualquer software que você usa.) No lado esquerdo, você pode ver todas as transações do extrato bancário do momento que você fazer logon. No lado direito, você pode ver como a forma como estes transações devem ser alocados Xero 'palpites'.
Xero faz isso através da aplicação de regras bancárias que o contador define-se como eles vão junto. Na figura, por exemplo, o guarda-livros criou uma regra afirmando que todos os pagamentos feitos a limpeza MCO deve ser alocado para limpeza de Despesas.
Tudo que você tem a fazer neste cenário é revisar as transações e clicar OK se Xero adivinhou como alocar a transação corretamente, ou editar a atribuição de transação, se necessário.
Você pode ver o papel crucial que as regras do banco jogar com este tipo de contabilidade. Com isto em mente, aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a regras bancárias trabalhando do jeito que deveriam:
Tome cuidado ao nomear regras bancárias e regras de nomes para que você possa encontrá-los facilmente no futuro. Por exemplo, com regras para saques bancários, é uma boa idéia para incluir tanto o nome do fornecedor e do tipo de despesa.
Com a maioria dos softwares, geralmente você pode escolher entre criar uma regra que é executado somente em uma conta bancária, ou que é executado em todas as contas. A menos que você tenha uma boa razão em contrário, configurar suas regras bancárias para que sejam executadas em todas as contas.
Normalmente, ele funciona melhor para criar regras directamente a partir da conciliação bancária da tela banco aprovação feed. Desta forma, o software segunda-adivinhar o que as definições para esta regra deve ser.
Tente manter regras ampla, ao invés de realmente precisa. Por exemplo, uma regra que diz que qualquer pagamento que contém a palavra 'Telstra' deve ser alocado para telefonar Despesa vai trabalhar em mais situações do que uma regra que procura a frase exata 'Conta Telstra 092.834'.
Lembre-se que as regras podem fazer um monte de trabalho duro para você. Por exemplo, a maioria dos softwares permite dividir as operações em várias contas o que significa que você pode, por exemplo, alocar 80 por cento do seu pagamento Telstra telefonar para Despesa e os restantes 20 por cento para Desenhos pessoais.
Verificar todas as contas do Razão têm os códigos de imposto GST padrão corretas aplicadas a eles. Caso contrário, dependendo do software, os seus feeds banco pode enviar automaticamente para uma conta com a alocação GST errado.
Banco alimenta importar dados de formas ligeiramente diferentes, dependendo do banco. Por exemplo, a alimentação do banco de um banco pode mostrar um pagamento a um fornecedor com o nome do fornecedor no campo Descrição, mas uma outra alimentação banco pode mostrar o nome do fornecedor no campo do beneficiário.
Evitar a criação de uma regra para cada cenário, mas sim criar uma regra que os códigos de todos os pagamentos que têm o nome do fornecedor ou Descrição ou o campo do beneficiário à despesa relevante.
Mantenha-se atento para as regras duplicadas. regras duplicadas pode confundir como as transações são alocados.
normas do Banco não são perfeitos! Não aceitar cegamente como seu software de contabilidade aloca cada transação, mas em vez disso, verifique como as regras são aplicadas e garantir que as contas corretas são selecionados, cada vez.