Dicas para trabalhar com as Regras MYOB e Feeds Banco
Uma das grandes coisas sobre MYOB AccountRight é que você pode configurar regras bancárias para alocar as operações automaticamente. Aqui estão algumas dicas de como criar regras que funcione corretamente, o tempo todo.
Manter as condições de regras tão simples quanto possível. Por exemplo, talvez um pagamento recente ao seu mecânico surge como 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Claro, você pode criar uma regra que diz MYOB para alocar qualquer transação com essas palavras exatas para Expense Veículo Motorizado, mas em vez disso, ter um momento para simplificar as condições da regra. Por exemplo, criar uma regra que diz MYOB para alocar qualquer transação com as palavras 'BAY AUTOMOTIVE' para Despesa de Veículos Motorizados. Dessa forma, se você pagar com cartão de crédito em vez de EFTPOS próxima vez, ou o mecânico muda suas instalações comerciante para que o texto extrato bancário mostra de forma diferente, a regra é mais provável que se mantenha correcta.
Mantenha nomes de regras informativo e fácil de identificar. MYOBdefaults a usar toda a descrição do texto no seu extrato bancário como o nome da regra. Usando o exemplo acima, o nome da regra torna-se 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Não aceite esse padrão, mas em vez disso sempre editar nomes de regras para tornar as suas regras mais fáceis de encontrar no futuro. Por exemplo, um bom nome da regra para esta transação é provavelmente 'Bay Automóvel Reparação de Veículos ", como este nome inclui tanto o texto da instrução banco em causa, bem como o tipo de despesa.
Ao criar uma regra, sempre ir para Opções Avançadas e digite o fornecedor ou o nome do cliente no canto inferior direito. Embora selecionando um cartão não é obrigatória, lembre-se que a menos que você selecione um cartão, você não será capaz de olhar para todas as transações para este cliente ou fornecedor no futuro. Esta ausência de histórico de transações detalhada pode ser uma verdadeira dor, assim que tomar o momento extra para adicionar esta informação cada vez que você criar uma nova regra.
Ao usar o Internet banking para fazer pagamentos electrónicos a fornecedores, pensar cuidadosamente sobre como a descrição vai aparecer no seu extrato bancário. Pergunte a si mesmo, você vai ser capaz de criar uma regra com base nessa descrição? A resposta a esta questão depende tanto de seu banco e se o nome do beneficiário sempre aparece no seu extrato. Uma dica é para guardar os detalhes do fornecedor e descrições de pagamento no seu internet banking para que exatamente o mesmo texto aparece cada vez. Dessa forma, você pode criar uma regra com base nesse texto específico.
Mantenha-se atento para as regras duplicadas. Vá até a sua lista de regras de vez em quando e verifique como você definir suas condições. Se você pode ver duas regras que têm as mesmas condições, exclua uma das regras ou variam as condições da regra.
Obter BOYM para dividir percentagens pessoais automaticamente. Para as despesas que você dividir regularmente entre negócios e pessoais (por exemplo, talvez você sempre alocar 75 por cento de gasolina para negócios e 25 por cento para pessoal), use as opções avançadas para criar uma regra que faz essa divisão automaticamente.
Quando na janela do Banco Feeds, sempre descansar o mouse sobre o ícone Aplicado Regra antes de clicar em Aprovar. Desta forma, MYOB mostra que conta a transação vai ser imputadas a, e você pode verificar que a regra está funcionando corretamente.
Não crie uma regra com a condição de que qualquer transação que contenha a palavra "BP" é alocada à gasolina. Por que não? Porque se você fizer isso, todas as transações BPAY, não importa se é para eletricidade, telefone ou fiscal, vai ficar alocado para combustíveis, simplesmente porque 'BPAY' contém as letras 'BP'.
Se você tem um alto volume de transações, considere especificar o nome da regra no campo Memo ao criar uma regra. Por exemplo, se você criar uma regra com a condição de que todas as transações contendo as palavras 'Katoomba Au' é alocado para Reparação de Veículos a Motor (porque Katoomba Au, neste caso, significa Katoomba Automotive '), um truque é ir para Opções Avançadas e como o Memo para esta regra, digite 'Transação Criado Usando Katoomba regra Automotive'. Dessa forma, se você está revendo as operações no final do trimestre ou no final do ano e você achar que as operações foram alocados de forma errada, você sabe qual a regra tem causado coisas para dar errado.
Usado corretamente, as regras do banco pode economizar até 90 por cento do tempo de entrada de dados, e praticamente eliminar a necessidade de conciliações bancárias demoradas.