Criando uma regra no Lotus Notes 6

UMA regra

diz Notes o que fazer com certas mensagens recebidas. Por exemplo, você poderia ter uma regra que sempre coloca as mensagens com uma determinada palavra no campo de assunto em uma determinada pasta ou uma regra que move e-mail a partir de uma determinada pessoa diretamente para a pasta de Lixo, ou talvez uma regra que muda instantaneamente a importância de qualquer mensagem que recebe de seu chefe para alta. Veja as regras clicando nas Regras palavra no painel de navegação.

Para criar uma nova regra, primeiro clique na pasta Regras no painel de navegação do correio. Em seguida, clique no botão Nova regra da barra de ação. A Figura 1 mostra a caixa (bastante grande) em Nova regra de diálogo que aparece.

Figura 1: Criar uma nova regra aqui.

Como você pode ver na Figura 1, a caixa de diálogo Nova regra é dividido em três seções. Esta regra é determina se a regra for ativada, especifique Condições decide sobre quais mensagens a regra vai agir e especificar ações determina o que a regra vai fazer com as mensagens que ele escolhe.

Qualquer nova regra que você cria é habilitado, por padrão. Você pode, no entanto, ter uma regra que você quer disable- temporariamente por exemplo, talvez você não quiser que as mensagens de correio de entrada enviados para essa pasta, por enquanto. No topo da caixa de diálogo, use os botões Esta regra é de rádio para decidir se a regra está sendo cumprida. Selecione o botão On no campo (o padrão), eo Estado faz tudo o que você disse para fazer. Por outro lado, se você selecionar o botão de opção Off, a regra é suspensa até que você ativá-lo novamente.

Criando condições de uma regra

Os campos na seção especificar as condições da caixa de diálogo Nova Regra de determinar as mensagens às quais se aplicam a regra. A idéia básica é usar esses campos para configurar um critério e, em seguida, use o botão Adicionar para salvar a condição. Algumas regras podem ter apenas uma condição, como Assunto contém Adulto. Outros podem ser mais complicado, com mais de uma condição. Por exemplo, você poderia ter uma regra que esperavam a mensagem recebida com as palavras Atualizações vendas na linha de assunto que foram enviados por um cara chamado Rob Fichtel.

Ao definir o segundo campo drop-down na seção especificar as condições da caixa de diálogo, você pode escolher entre 13 diferentes lugares para olhar:

• remetente: Escolha mensagens com o nome da pessoa que enviou a mensagem. Você poderia, por exemplo, criar uma regra que automaticamente procura por mensagens do seu chefe.
• sujeito: Selecionar mensagens com base no que está no assunto da mensagem, tais como Atualização de Vendas.
• corpo: Encontrar mensagens com uma determinada palavra ou frase em qualquer parte do corpo da mensagem.
• importância: Selecione mensagens com base na importância que o remetente escolheu para ele (Alto / Médio / Baixo).
• prioridade de entrega: Selecione mensagens com base na prioridade de entrega que o autor atribuída à mensagem.
• para: Selecionar mensagens o nome da pessoa ou pessoas no campo da mensagem. Para
• cc: Selecione mensagens pelo nome da pessoa ou pessoas no campo cc da mensagem.
• bcc: Selecione mensagens pelo nome da pessoa ou pessoas no campo Cco da mensagem.
• ou cc: Selecione mensagens pelo nome da pessoa ou pessoas em Para ou cc campo da mensagem.
• corpo ou no assunto: Introduza um critério que o Notes irá procurar tanto o assunto e corpo das mensagens.
• Domínio na internet: Especificar as mensagens de uma empresa particular, como ibm.com ou yourcustomerscompany.com.
• tamanho: Especificar as mensagens de um determinado tamanho.
• todos os documentos: Aplicar a regra a todas as novas mensagens.

Depois de dizer-Notes para onde olhar, você usa o terceiro campo drop-down na seção especificar as condições da caixa de diálogo para contar notas que tipo de comparação que você está interessado em:

• contém: O termo que você entra no terceiro campo pode ocorrer em qualquer lugar do campo que você selecionar no primeiro campo.
• não contém: Tudo o que você escolheu no primeiro campo não pode incluir o que você entra no terceiro campo.
• é: Tudo o que você escolheu no primeiro campo deve ser exatamente igual ao que você entra no terceiro campo.
• não é: Tudo o que você escolheu no primeiro campo não pode ser o que você entra no terceiro campo.

Finalmente, use o terceiro campo na seção Especificar condições de dizer Notes o que você está procurando. Basta digitar o termo de pesquisa - nome de uma pessoa, a palavra que você quer encontrar no corpo da mensagem, o nome de domínio Internet, e assim por diante - no terceiro campo.

Depois de definir as três partes do estado, clique no botão Adicionar para salvar a condição. Se você mudar de idéia depois de salvar uma condição, você pode usar o Remover e Remover Todos os botões para editar quaisquer erros. Você tem que selecionar a condição na Quando chegarem mensagens de correio que atendam campo Estas Condições e clique no botão Remover para removê-lo.

Às vezes você pode querer uma regra com mais de uma condição. Talvez a regra se destina a encontrar mensagens que são de um determinado cliente e que também têm as palavras nova ordem em sua linha de assunto. Uma regra pode ter tantas condições que você quer- apenas manter usando esse botão Adicionar se você precisar de mais de um.

Quando você especificar várias condições para uma regra, você pode querer dizer Notes para agir somente se cada critério é cumprido. Outras vezes, você pode querer Notas de agir se qualquer dos critérios especificados for atendida. Por exemplo, na Figura 1, Notes está configurado para apagar todas as mensagens cujo corpo ou assunto contém a palavra Adulto. A palavra Adulto não tem de aparecer em ambos os lugares para ativar a regra. Se preferir, você pode configurar o Notes para que a palavra Adulto deve aparecer no corpo e assunto, a fim de ativar a regra. Você controla esta função seleccionando E ou OU no primeiro campo drop-down. Este campo drop-down aparece somente depois que você clicar em Adicionar para adicionar pelo menos uma condição para a sua regra.

Definindo a ação de uma regra

Depois de dizer Notas sobre quais mensagens regra atuarão, use a seção especificar ações da caixa de diálogo para determinar que notas vai fazer com essas mensagens. Esta é a parte da caixa de diálogo onde você dizer Notes que pretende estas determinadas mensagens a ser transferida para uma determinada pasta, excluídos e assim por diante.

Esta seção da caixa de diálogo tem dois campos. A primeira - uma lista drop-down - diz Notes o que você quer fazer a estas mensagens. O segundo campo diz Notes onde colocá-los.

No primeiro campo, você pode escolher entre seis coisas com uma mensagem que atenda a condição (s) que você estabeleceu na parte superior da caixa de diálogo Nova Regra:

• mover para a pasta: Diga Notes para mover as mensagens correspondentes a uma determinada pasta, o nome que você entra no segundo campo ou use o botão Selecionar para escolher, sendo que ambos aparecem quando você seleciona esta opção.
• copiar a pasta: Diga Notes para mover as mensagens correspondentes a uma determinada pasta, o nome que você entra no segundo campo ou use o botão Selecionar para escolher, sendo que ambos aparecem quando você seleciona esta opção. Isso é diferente de se mudar para uma pasta em que a mensagem permanece na sua Caixa de Entrada.
• enviar cópia para: encaminhar automaticamente a mensagem para outra pessoa.
• definir a data expirar: Marque a data em que a mensagem irá expirar.
• alterar a importância: Mark importância da mensagem como Alta, Média ou Baixa - independentemente de como o remetente definir a importância da mensagem.
• excluir: Remover a mensagem.

Depois de usar esta lista drop-down para decidir o que vai acontecer com as mensagens, use o campo ao seu direito de entrar no nome da pasta ou o nome da pessoa que a mensagem será enviada ao e assim por diante. O campo à direita aparece ou não, dependendo do que você tiver selecionado na lista drop-down.

Depois de definir a condição e ação da regra, clique no botão OK na parte inferior da caixa de diálogo Nova regra para salvá-lo. A nova regra aparece nas Regras ver no seu e-mail.

Como com condições, uma regra pode ter mais de uma ação. Por exemplo, você pode criar uma regra que procura mensagens de um determinado cliente e automaticamente encaminha a mensagem para o seu assistente depois de também a apresentação da mensagem em uma pasta especial.