Flexionando seu orçamento: quando os planos mudam
Independentemente de quão cuidadosamente você orçamento, os planos podem mudar. Suponha que você planejar um cross-country viagem de acampamento da família. Você diligentemente criar uma planilha de orçamento com base em sua pesquisa e suposições. Infelizmente, quase tudo custa mais do que estimado.
Um aumento de 30 por cento no preço do gás adiciona mais de US $ 1.000 para o custo da viagem. E, embora você cronometrado a viagem para conduzir 600 milhas por dia, você não levar em conta paradas para café, banheiros, ou doença de movimento.
Como a viagem atesta, os orçamentos não tem que ser definido em pedra.
Controlando seu negócio
Orçamento ajuda você a planejar as operações do seu negócio. No entanto, você também precisa ao controle seu negócio - para monitorar o que está realmente acontecendo. Controlar envolve constantemente comparando a atividade real para o seu orçamento e cuidadosamente analisar e compreender as diferenças. Para realizar essa tarefa, você precisa de relatórios de orçamento que comparam seus orçamentos (que deveria ter acontecido), para o que realmente aconteceu.
Por exemplo, suponha que sua empresa orçado US $ 100.000 para as vendas no primeiro trimestre. As vendas reais no trimestre aquém, em apenas US $ 70.000. Primeiro, chamar o gerente de vendas para descobrir o que aconteceu. (Talvez um snafu computador cancelado acidentalmente pedidos dos clientes.) Em seguida, tomar medidas correctivas. (Corrigir o seu computador e chamar seus clientes para se desculpar.) Finalmente, ajustar os seus planos para o futuro. (Corta estimativas de produção do próximo trimestre.)
Com um orçamento estática, uma diferença de US $ 30.000 joga fora mais do que apenas o seu orçamento de vendas. Ele também necessita de mudar a sua produção, compras, trabalho directo, despesas gerais e despesas comerciais e administrativas, arruinando todo o processo de planejamento e tornando impossível para você fazer comparações futuras entre os seus orçamentos e os resultados reais.
Digite o orçamento flexível. Como os níveis de atividade mudar, você pode facilmente ajustar um orçamento flexível e continuar a usá-lo para planejar e controlar o seu negócio.
Lidar com as variações de orçamento
Uma das vantagens de um orçamento flexível é que ele ajuda você a entender as razões para a sua empresa de variâncias, as diferenças entre os valores reais e orçados.
Sempre indicar se a variância é favorável ou desfavorável. Uma variação é geralmente considerado favorável se ele melhora o lucro líquido e desfavorável se diminui o rendimento. Portanto, quando as receitas reais excederem quantias orçamentadas, a variação resultante é favorável.
Quando as receitas reais ficam aquém dos valores orçamentados, a variância é desfavorável. Por outro lado, quando as despesas reais excederem despesas orçamentadas, a variação resultante é unfavorable- quando as despesas reais ficam aquém das despesas orçamentadas, a variância é favorável.
A administração deve investigar a causa das variações orçamentais significativos. Aqui estão algumas possibilidades:
Mudanças nas condições: Por exemplo, um fornecedor pode ter aumentado os preços, fazendo com que os custos da empresa a aumentar.
A qualidade da gestão: cuidados especiais para reduzir os custos podem resultar em variações favoráveis. Por outro lado, o descuido de gestão pode dirigir-se variações desfavoráveis.
orçamentação ruim: Um orçamento irrealisticamente ambicioso é susceptível de causar variações desfavoráveis.
Muitos gerentes usam um sistema chamado gerenciamento por exceção. Eles investigam as maiores variações, sejam favoráveis ou desfavoráveis, e ignorar o resto. Essa estratégia ajuda os gerentes de priorizar áreas potencialmente problemáticas nas operações.