Preparando o terreno para uma reunião de família

Ter uma visão clara do que sua reunião de família será como ajuda a evitar confusão durante o planejamento da reunião. Use a sua visão para orientá-lo na escolha da data, hora e lugar, e para identificar eventuais problemas.

A definição de uma data

A maioria das reuniões ocorrem durante o verão. Esta época do ano é geralmente melhor por causa do clima favorável, as crianças estar fora da escola, e as pessoas dando um tempo para férias.

No entanto, se você decidir para agendar a reunião para corresponder a um evento especial, como um 50º aniversário de casamento, você precisa manter os seguintes pontos em mente:

• Se você optar por ter o seu reencontro em algum momento que não seja os meses de verão, tente programá-lo perto de uma três dias de fim de semana ou durante as férias de primavera. Se você decidir sobre uma data de primavera-break, certifique-se de verificar com todas as famílias que têm filhos na escola, porque quebra mola pode variar.
• Se você agendar uma reunião em meados de outubro, membros da família com crianças em idade escolar provavelmente não será capaz de atender.

• Se você agendar uma reunião no inverno, não tente agendar nada muito perto de grandes feriados, como Natal ou Hanukkah. Estes são horários de pico do ano para a maioria das pessoas, e as suas prioridades podem estar em outro lugar. Além disso, você já viu um aeroporto movimentado antes ou depois de um feriado importante? É um zoológico!

Determinar a sua duração reunião

Você pode determinar a duração da reunião usando algum senso comum.

reuniões de um dia são os mais fáceis de planejar e são a norma para as famílias que vivem dentro de um raio de distância um do outro. Estas reuniões são geralmente assuntos simples, como um piquenique no parque ou um churrasco no quintal.

No entanto, reuniões de um dia pode parecer um pouco de resíduos para as pessoas que viajam por todo o país para chegar lá. Imagine pagar para os bilhetes de avião, embarcar em um vôo lotado em um aeroporto congestionado, alugar um carro para participar de um piquenique um dia, e talvez voltar a um hotel monótono. Isso realmente não soar como um barril de diversão. Se sua família está vindo de longe, considerar a realização de uma reunião de fim de semana que dura dois dias.

reuniões de vários dias levam mais planejamento, é claro. Você deve considerar o custo de várias noites em um hotel, e você deve manter todos ocupados por mais de uma tarde. Por exemplo, você pode querer considerar o seguinte itinerário:

• Organizar uma noite de hospitalidade para as pessoas na sexta-feira à noite, com snacks e bebidas ou uma ceia leve.
• Segurando o evento principal da reunião (como um jantar ou um piquenique) no sábado.
• Ter um casual, vale-tudo dia no domingo.

reuniões de vários dias são o tipo mais agradável e memorável de reuniões. Passar dois ou mais dias com familiares que raramente se vê é um mimo!

Escolher várias opções - regras de maioria

Ao planejar a data para sua reunião, escolha pelo menos três datas possíveis que são algumas semanas de intervalo. Depois de selecionar algumas datas possíveis, obter algum feedback do resto da família, utilizando a pesquisa na Figura 1. Envie para um inquérito a todos em sua lista de convidados para descobrir qual das suas opções funciona melhor para cada membro da família. Isso ajuda a evitar potenciais problemas mais tarde - principalmente, a falta de participantes.

Figura 1: Uma pesquisa reunião solicita feedback dos membros da família.

Você pode usar o programa de mala direta do seu computador para fazer a preparação dos envelopes da pesquisa uma tarefa rápida e indolor. A maioria dos computadores vêm equipados com software que apresenta algum tipo de livro de endereços. Tudo que você tem a fazer é selecionar os endereços e clique em um botão e seu computador imprime os endereços em envelopes ou etiquetas. Imprimir endereços diretamente nos envelopes é um pouco mais de rótulos, porque você tem que ficar na impressora e alimentar os envelopes através de um de cada vez demorado. Se você tem uma quantidade de envelopes para abordar, em seguida, usar o método rótulo.

Além de pedir informações básicas - como o número de pessoas presentes e as suas datas - você também deve fazer as seguintes perguntas:

• Que tipos de alimentos que eles sugerem?
• Que tipos de jogos e atividades que eles querem?
• Será que eles querem ajudar a planejar a reunião?
• Será que eles preferem uma reunião de um dia ou de vários dias?

Você vai ter uma ampla gama de respostas para a sua pesquisa. Escolha os que têm uma sequência maioria. Às vezes, isso não inclui a sua primeira escolha, assim que seja flexível. O objetivo é certificar-se que o maior número possível de pessoas podem se reunir e se divertir, incluindo você.

Quando você decidir sobre uma data, cumpri-lo. Não altere a data para acomodar ninguém, porque a nova data vai incomodar vários outros que já fizeram acordos. Lembre-se do velho ditado: Se não está quebrado, não conserte!

Localização é (quase) tudo

A maioria das reuniões de família pequenos (20 pessoas ou mais) tendem a ter lugar no quintal da família herdade ou em um parque nas proximidades. reuniões maiores tendem a ter lugar em salões alugados, áreas de parques reservados, e as instalações do hotel.

Na verdade, muitos fatores entram em determinar sua localização reencontro. Por exemplo:

• O número de pessoas que pretendem frequentar e onde eles estão viajando de
• A data e hora do dia da reunião
• Seu tema da reunião
• Quão cedo você começar a procurar um local
• Tipos de actividades
• seu orçamento

Encontrar um local e tomando o grand tour

Encontrar um local - ou um lugar para realizar o seu reencontro - é simples. Você abre o livro de telefone e fazer chamadas telefônicas, obter informações sobre as taxas, e visitar os locais.

Antes de decidir sobre um local reunião, dê uma boa olhada no local. Pergunte para o grand tour e tomar notas. Mantenha o controle de todas as informações que você reunir em suas excursões localização usando um log de pesquisa local, como mostrado na Figura 2.

Figura 2: Um log de pesquisa local ajuda a manter a sua informação organizada.

Confira as instalações completamente. Está tudo limpo ou ele cheirar como se as pessoas foram limpeza de peixes no salão principal? Existe uma cozinha que você pode usar, e não o sistema de abastecimento de pequenos aparelhos, como máquinas de café? Existe uma taxa para o uso desses aparelhos?

Onde ficam os banheiros? O site tem quaisquer instalações de lazer? Existe acesso para pessoas com deficiência? O site permite a porção de álcool? E quanto ao seguro? estacionamento adequado está disponível? Estas são questões importantes que você precisa para esclarecer antes de escolher o site.

Reserve cedo ou segure para sempre sua paz

Reservar um local em qualquer lugar público, quer se trate de um parque, acampamento, ou hall, exige reservas de até um ano de antecedência - ou às vezes mais, se o local é popular. Não importa o site que você escolher, não se esqueça de perguntar sobre os requisitos de reservas. Comece com as seguintes perguntas:

• Com quanto tempo de antecedência eu preciso fazer reservas?
• Qual é a taxa?
• Você exige um depósito de segurança? Quanto isso custa?
• Qual é sua política de cancelamento?

Sempre iniciar o seu planejamento cedo! Dezoito meses é o mínimo para um grande reunion- um ano de antecedência é média. Mas se você é um procrastinador, dar-se pelo menos seis meses para o planejamento e reservando o local. Se você esperar mais do que isso, você está empurrando os limites.

Um clã ocupado é um clã feliz

Você quer ter uma variedade de atividades em sua reunião assim que os povos podem ficar a conhecer caras novas, bem como conviver com pessoas que não vi em anos. Ao selecionar um local, verificar para ver que tipos de atividades estão disponíveis, porque você pode querer adicioná-los à sua lista de atividades. Por exemplo, algumas instalações interiores oferecem piscinas, áreas de shuffleboard, quadras de vôlei, bilhar e outras atividades interessantes.

Da mesma forma, locais ao ar livre podem apresentar cortes ou áreas de tênis e basquete para jogos empolgante de futebol ou futebol americano. reuniões à beira-mar pode facilmente acomodar concursos de castelo de areia, vôlei de praia e outros jogos de praia.

Se você ou um membro da família tem um quintal com uma piscina, considere ter uma reunião pool-party. Certifique-se de que o quintal pode acomodar a multidão. A maioria das piscinas (exceto o blow-up, variedade infantil) ocupam muito espaço, deixando pouco espaço para pessoas e equipamentos de churrasco.

Se você selecionar um local à beira-mar ou um site com uma piscina, nomear um salva-vidas para garantir a segurança de todos. Os membros da família estarão ocupados reunificação e pode se distrair muito facilmente quando é suposto estar assistindo quem está na água.

A linha inferior é que, se você pretende ter muitas atividades para todos, você pode selecionar praticamente qualquer local para o seu reencontro. Mas se a sua lista de atividades é um pouco magro, certifique-se de escolher um site que oferece uma grande variedade de coisas para fazer.