Devo arquivar dados de negócio?
Qualquer bom plano de projeto de eficiência de negócios envolverá medir e armazenar dados. Você precisa investir em arquivamento de dados? Embora seja certamente possível converter praticamente todos os arquivos existentes, seja físico ou eletrônico, em um formato atual, útil, não é sempre vale a pena o tempo e os custos envolvidos. Entender o que os arquivos que você deve processar e quais arquivos você pode deixar como está (pelo menos por agora) pode tornar o processo mais palatável e, bem, mais eficiente!
Você precisa arquivar dados?
Não cometa o erro de investir tempo e dinheiro arquivamento ou processamento de arquivos antigos que você não tem intenção de medir. Pergunte a si mesmo algumas perguntas simples em primeiro lugar:
você está legalmente obrigado a tê-lo? Se você estiver auditados amanhã pelo IRS ou um órgão regulador da indústria, você estará apresentando o auditor com um reboque de tractor de caixas bancários ou um e-mail com um conjunto organizado de anexos? Geralmente, você deve estar medindo qualquer coisa que você está legalmente obrigado a estar acompanhando, mesmo que a única medida é "Você tem esses arquivos necessários?"
Você precisa medir isso? Naturalmente, os dados que você precisa para medir agora são os dados que precisa ser processado em primeiro lugar.
É uma peça que faltava do quebra-cabeça um já existente? Às vezes arquivos físicos conter substancialmente diferentes dos dados de suas contrapartes eletrônicas. Por exemplo, os clientes que enviam cartas manuscritas não são as mesmas pessoas que preencher um formulário de comentários on-line, e se você está medindo a satisfação do cliente apenas de seus envios eletrônicos, você vai estar faltando peças-chave de dados.
É referenciado ativamente? Se os seus funcionários estão saindo para um armazém ou um quarto de volta todos os dias para puxar etiqueta de remessa ou ordem história de um cliente, esses arquivos devem passar para a frente do bloco de processamento. Não só você está arriscando dados imprecisos ou perdidos, mas seus funcionários estão provavelmente mais agravado do que você imagina sobre ter que se levantar e vasculhar arquivos cada vez que receber um pedido.
Você precisa que os dados agora?
este dado é relevante? Talvez você vai querer arquivá-lo um dia, mas se ele não está indo para ser incluído nas medidas que você estará fazendo no futuro imediato, pode guardá-lo para outro dia. Por exemplo, você pode eventualmente deseja importar seus clientes 'inteiros históricos de pedidos, mas você só precisa dos últimos 10 anos de pena para suas análises atuais.
você ainda deve manter os dados?
você está legalmente obrigado a se livrar dele? Em algumas indústrias, você não quer ou não pode segurar a certos arquivos depois de um período de tempo. Se você descobrir esses arquivos em seus arquivos, não só você deve destrui-los imediatamente, mas você deve colocar um processo no lugar para remover esses arquivos em intervalos definidos no futuro.