Como eficientes são suas despesas de negócio?

É fácil para as despesas a rastejar fora de controle ao longo do tempo, especialmente aqueles que estão fora de suas principais áreas de especialização (por exemplo, um supermercado pode não estar no topo das mais recentes tecnologias de computação e preços). Perguntando-se as seguintes perguntas podem ajudar a rastrear alguns custos fugitivos:

• Quando foi a última vez que você analisou a sua conta de energia elétrica? Quanto maior for o seu espaço físico e infra-estrutura, mais oportunidades você tem que diminuir drasticamente esse projeto de lei. Na verdade, muitas empresas privadas lançaram ferramentas e até mesmo jogos para ajudar os clientes residenciais e comerciais reduzir suas contas de energia elétrica.

  Pergunte ao seu utilitário se oferece Botão verde, uma maneira de baixar os dados de uso de energia e até mesmo conectá-lo com algumas das ferramentas acima mencionadas para que os gerentes de construção pode acompanhar e tentar reduzir o uso ao longo do tempo.

  Há também dispositivos que você pode instalar para desligar as luzes automaticamente nos fins de semana, quando as pessoas sair da sala, ou mesmo remotamente através do seu telemóvel.

  Não deixe que os esforços para conter o uso de energia incentivar involuntariamente funcionários a deixar o cargo antes do tempo. Se todas as luzes sair à 18:00, é difícil ficar até mais tarde para cumprir um prazo ou trabalhar em horários flexíveis.

  Você também pode ter uma abordagem analógica aqui: postando pequenos sinais sobre interruptores de luz e incorporando # 147-desligar as luzes # 148- nas listas de verificação de fim de dia percorrer um longo caminho para mudar o comportamento.

• Quando foi a última vez que você revisou suas outras despesas gerais? É fácil de se concentrar em gastos diretamente relacionados com o produto ou serviço que você criar, e apenas supor que os custos fundamentais - contas de telefone, acesso à internet, os custos de impressão / cópia - são eficientes como está. Fazendo uma política da empresa para rever estes em uma base anual pode manter esses custos atingindo picos fugitivos.

  A Estratégia de Governo Digital para o governo federal dos Estados Unidos recomenda um # 147-Traga sua própria política de dispositivo # 148-, onde os empregados são parcialmente reembolsadas para usar seus computadores pessoais existentes e telefones celulares para o trabalho, citando custos reduzidos e maior produtividade.

• Qual é o seu processo de aprovação de despesa? Se a resposta for # 147 não temos um, # 148- pode ser hora para criar um processo - mesmo que seja apenas um ou dois pontos de bala. Tipicamente, um processo de aprovação dita um certo ponto de preço, em que funcionários ou departamentos podem tomar decisões de compra sem a aprovação, e sobre os quais é necessária aprovação.

  Cada processo de aprovação deve exigir uma comparação dos preços de mercado. Apesar de mais barato nem sempre (ou muitas vezes) é melhor, nunca é demais para saber onde sua compra escolhida cai na escada preços. Muito frequentemente, as pessoas de negócios pagar maneira muito para um serviço apenas porque eles não estavam cientes do custo de outras opções.

  Nunca torná-lo uma política para adquirir a opção de menor custo. Na verdade, algumas empresas instituir uma política que explicitamente rejeita a escolha de menor custo.

• Você entende o custo total de propriedade para o seu equipamento? o real custo da maioria dos equipamentos excede em muito o seu preço de etiqueta quando você começa a levar em futuros necessários custos. A soma total dos custos do equipamento durante todo o tempo que ele próprio é o seu Custo Total de Propriedade (TCO).

  Considere a compra de uma impressora. O custo da impressora não termina quando você anda afastado com a impressora si- existem cartuchos de toner, papel, cabos, contratos de manutenção e software potencialmente adicional para comprar também. Antes de comprar uma impressora, você deve fazer um pouco de matemática back-of-the-guardanapo para determinar se pagar um pouco mais na frente acaba por conduzir a um menor custo global (porque, por exemplo, um fabricante vende cartuchos de toner significativamente mais baratos).

• Como você reconhece que as despesas são dedutíveis? Este é um problema particular para as pequenas empresas, onde relatam suas despesas de negócio como deduções em seu retorno de imposto pessoal. Algumas empresas com departamentos de contabilidade dedicados esforçam para recolher recibos em caixas quando o tempo do imposto rola ao redor, e isso é uma causa completamente desnecessária de estresse e perda de tempo.

  Isso fica ainda mais complicado quando você depreciar ativos (que significa que você espalhar a dedução para o custo do equipamento caro ao longo de vários anos).

• Como você está processando pagamentos? Uma despesa escondida furtivo é à custa de processamento de pagamentos do cliente. Isso inclui despesas com pessoal para as pessoas que manipulam pagamentos de entrada e os custos das agências de cobrança, bem como taxas reais de contas bancárias, contas de comerciante, e terminais de cartão de crédito. Batendo até 0,1 por cento fora de suas taxas de processamento de cartão de crédito pode colocar dinheiro sério de volta no bolso de sua organização.

• Quem está encarregado de manter as despesas sob controle? Pesquisando preços competitivos é uma tarefa que raramente é # 147 de propriedade # 148- por uma pessoa na empresa. Os tomadores de decisão podem assumir que a contabilidade manipula-lo, ou não pode simplesmente pensar sobre o preço quando se comparam outros recursos. Se não há ninguém que possa designar por este papel, então você pelo menos precisa de tomar medidas para incluir medidas de verificação de custo em seus modelos de projeto de planejamento.

  Um problema maior aqui é como uma empresa cresce, dois ou mais departamentos podem fazer a mesmo comprar de forma independente, quando poderiam ter colaborado para diminuir ou eliminar o custo das compras adicionais. É uma coisa a acrescentar assentos extras para um contrato de software, e outro para comprar dois sistemas diferentes que fazem a mesma coisa.

Ao comparar os custos e potencialmente mudar para diferentes equipamentos, plataformas de software, ou até mesmo provedores de seguros de saúde, não se esqueça de considerar o custo de comutação. Por exemplo, se você mudar de fornecedor de seguro de saúde a cada ano, você pode colocar os trabalhadores com doenças crónicas em risco de ser rejeitado ou receber benefícios menores.

Essa alteração também pode causar todos os seus funcionários ter que mudar os prestadores de cuidados primários, criando ressentimento significativo. Isso não quer dizer que você nunca pode mudar de fornecedor - na verdade, se seus funcionários têm lotes de feedback negativo, pode ser sábio para mudar! - Mas você precisa para manter o retrato grande além de meros dólares e centavos em mente.