The Fiddle-Faddle método de contabilização
O trabalho de elaboração das demonstrações financeiras - chamada contabilidade ou escrituração - requer um monte de fiddle-faddling com números ou aprender a usar a contabilidade de dupla entrada. Para produzir essas declarações com um programa de contabilidade tais como QuickBooks 2012, você tem que usar a contabilidade de dupla entrada.
Você pode construir demonstrações financeiras pelo método de frivolidades. Mas o método fiddle-faddle sofre de algumas fraquezas realmente debilitantes. Estas deficiências indicam que você precisa de uma ferramenta melhor. Especificamente, você precisa de contabilidade de dupla entrada.
A maioria das pequenas empresas - ou pelo menos aquelas pequenas empresas onde os proprietários não estão já formados em contabilidade - têm usado o método frivolidades. Por exemplo, dê uma olhada nas demonstrações financeiras apresentadas nas tabelas a seguir. A primeira tabela mostra o resultado do um dia por ano que o cachorro-quente imaginária ficam empresa opera.
| Receita das vendas | $ 13.000 |
| Menos: Custo dos produtos vendidos | 3.000 |
| A margem bruta | $ 10.000 |
| Despesas operacionais | |
| Aluguel | $ 1.000 |
| salário | 4.000 |
| Suprimentos | 1.000 |
| As despesas operacionais totais | 6.000 |
| Lucro operacional | $ 4.000 |
Esta próxima tabela mostra o balanço patrimonial no início do primeiro dia de operação.
| Ativos | |
| Dinheiro | $ 1.000 |
| Inventário | 3.000 |
| O total de ativos | $ 4.000 |
| passivo | |
| Contas a pagar | $ 2.000 |
| empréstimo a pagar | 1.000 |
| patrimônio do proprietário | |
| S. Nelson, o capital | 1.000 |
| Total do passivo e patrimônio líquido do proprietário | $ 4.000 |
Com o método de frivolidades da contabilidade, você calcula individualmente cada número mostrado na ficha financeira. Por exemplo, a figura receita de vendas é igual a $ 13.000. O método frivolidades da contabilidade exige que você venha de alguma forma com este número receita de vendas manualmente.
Você pode ser capaz de chegar a esse número, lembrando cada uma das vendas que você fez ao longo do dia. Ou, se você se preparar facturas ou recibos de vendas, você pode ser capaz de chegar a este número pela adição de todas as vendas individuais. Se você tem um registo de dinheiro, você também pode ser capaz de chegar a esse número, olhando para a fita de registo de dinheiro.
Outros números de receitas e despesas são calculadas da mesma maneira bruto. Por exemplo, os US $ 1.000 de despesas de aluguel começa calculado por qualquer lembrando o valor pago para o aluguel ou olhando em seu cadastro de cheques e encontrar o cheque que você escreveu para alugar.
Os valores de balanço são produzidos em aproximadamente da mesma maneira. Você pode deduzir o saldo de caixa de US $ 1.000, por exemplo, ao olhar para o talão de cheques ou, em um cenário de pior caso, o extrato bancário. Você pode deduzir o saldo do estoque de US $ 3.000, adicionando os valores de itens de estoque individuais. Você pode calcular o passivo e os montantes de capital do proprietário em forma semelhante.
Alguns dos valores mostrados em uma declaração de renda ou em um get balanço conectado - o que significa que eles estão calculadas usando outros números do balanço financeiro. Por exemplo, você não olhar para cima a quantidade de lucro em qualquer lugar- particular, em vez disso, você calcular o lucro subtraindo despesas da receita. Você pode também, naturalmente, calcular valores de balanço, como ativos totais, patrimônio líquido do proprietário, e de responsabilidade total do patrimônio líquido do proprietário.
O método frivolidades da contabilidade funciona razoavelmente bem para um pequeno negócio, desde que você tenha um bom livro de cheques. Assim, para uma pequena empresa, você pode ser capaz de fugir com este bruto, abordagem fragmentada para a contabilidade.
Mas, infelizmente, o método fiddle-faddle apresenta três pontos fracos horríveis para uma empresa que não tem as finanças super-simples:
Não é sistemática suficiente para ser automatizado. Você pode não se importar que a abordagem frivolidades não é sistemático o suficiente para automação. Uma abordagem sistemática como contabilidade de dupla entrada pode ser automatizado, como QuickBooks faz. Esta automatização significa que a tarefa de preparação das demonstrações financeiras requer talvez cinco cliques do mouse.
Porque a abordagem frivolidades não pode ser automatizado, cada vez que você quiser produzir demonstrações financeiras, você ou algum colega de trabalho pobres vai para uma enorme quantidade de trabalho para recolher os números e todos os dados brutos necessários para produzir informações.
É muito fácil perder detalhes. Você vê que o negócio carrinho de cachorro-quente incorre apenas três despesas operacionais: aluguer, salários e suprimentos. Se você conhece as categorias de despesas operacionais que a empresa incorre, é bastante fácil de olhar através do registo de verificação e encontrar o cheque ou cheques que pagaram o aluguel, por exemplo.
Você pode usar uma abordagem semelhante com os salários e gastos com fornecedores. No entanto, se você também tem uma categoria de publicidade despesa ou uma despesa de licença de negócio, ou alguma outra categoria fácil de esquecer? Se você esquecer uma categoria, você perca as despesas.
Ele não permite rigorosa verificação de erros. A verificação de erros é importante com os sistemas de contabilidade e contabilidade. Com todos os números e operações por aí, erros facilmente rastejar no sistema.