QuickBooks 2013 Pro e Premier em um ambiente multi-usuário
QuickBooks Pro e Premier 2013 permitem que você configure várias senhas para o arquivo de dados QuickBooks. O que é realmente interessante sobre isso é que você pode dizer QuickBooks para permitir que determinados usuários e senhas para fazer apenas o certas coisas.
O proprietário da empresa, por exemplo, pode ter uma senha que lhe permite fazer qualquer coisa. Mas um novo secretário de contabilidade, por exemplo, pode ter uma senha que permite que ele apenas para gravar contas no sistema.
Para configurar usuários adicionais e senhas em QuickBooks Pro e QuickBooks Premier 2013 edições, siga estes passos:
Escolha os usuários e senhas-Set Up Up Set-Companhia comandam Users.
QuickBooks exibe a caixa de diálogo Lista de usuários. A caixa de usuários e funções de diálogo identifica quaisquer usuários para os quais o acesso QuickBooks tem sido criadas e as QuickBooks papéis podem preencher ao usar QuickBooks. A lista Usuários, na guia Lista de usuários da caixa de diálogo, também identifica quem está conectado no momento ao sistema.
Diga QuickBooks que você deseja adicionar um usuário clicando no botão Adicionar usuário.
QuickBooks exibe a caixa de diálogo Acesso primeira Configurar senha do usuário e.
Identificar o usuário e fornecer uma senha.
Dê a cada usuário para o qual você está configurando uma senha de um nome de usuário. Para fazer isso, entrar um nome curto - talvez o primeiro nome do usuário - na caixa Nome do usuário. Depois de identificar o usuário, digite a senha do usuário em ambas caixa de texto senha e caixa de texto Confirmar senha.
Identificar papel (s) do usuário.
Utilize a caixa de lista de funções disponíveis para seleccionar as funções (ou funções) o usuário preenche. Em seguida, adicione o papel selecionado para a lista do usuário de funções atribuídas ao clicar no botão Adicionar. Para mover um papel de um usuário, selecione a função a partir da lista Funções atribuídas e clique em Remover.
A caixa Descrição na parte inferior da caixa de diálogo Novo usuário descreve o papel com mais detalhes, incluindo o tipo de usuário QuickBooks que pode ser tipicamente atribuída a função selecionada.
(Opcional) Modifique papéis como necessário.
Você pode ajustar as funções que, com a ajuda QuickBooks ', atribuir. Para fazer isso, selecione a guia Roles na caixa de diálogo Usuários e funções, clique na função que pretende alterar, e clique no botão Editar. Quando QuickBooks exibe a caixa de diálogo Editar Função, selecione uma atividade de contabilidade ou área da lista em área e de actividades e, em seguida, use os botões Área Nível de acesso para especificar o que um usuário com a função selecionada pode fazer.
Você pode indicar que o usuário não deve ter acesso, selecionando o botão Nenhum rádio. Você pode indicar que o usuário deve ter acesso completo ao selecionar o botão de opção completa. Se o usuário deve ter acesso parcial, selecionar o botão parcial e, em seguida, marque ou desmarque conforme necessário, ao criar, modificar, apagar, imprimir, e caixas de exibição equilíbrio. Clique em OK para salvar as alterações e retornar à caixa de diálogo Usuários e funções.
Você pode ver que o acesso de qualquer papel tem inicialmente, selecionando uma das entradas na lista de área e de actividades. QuickBooks usa os acesso de nível de botões e caixas de área para mostrar as configurações atuais para o papel.
(Opcional) Reveja suas permissões de usuário.
Depois de configurar um usuário, você deve (apenas para ter cuidado) rever as permissões que você deu o usuário. Para fazer isso, clique na guia Lista de usuários da caixa de usuários e funções de diálogo, selecione o usuário e, em seguida, clique no botão Exibir permissões.
Quando QuickBooks exibe a caixa de diálogo Exibir permissões (não mostrado), selecione o usuário e, em seguida, clique no botão Exibir para ver a janela exibir permissões, que exibe uma lista muito detalhada do que o usuário pode e não pode fazer.
(Opcional) Reveja suas modificações de comportamento.
Se você fizer alterações às permissões de uma função, você provavelmente também quer rever essas mudanças. Para fazer isso, clique na guia Lista de Papel da caixa de usuários e funções de diálogo, selecione a função e clique no botão Exibir permissões. QuickBooks mostra uma outra versão da caixa de diálogo Exibir permissões que lista as funções de você e QuickBooks criaram.
Selecione a função que deseja analisar e, em seguida, clique no botão Exibir permissões. QuickBooks mostra uma outra versão da janela de exibir as permissões com uma lista detalhada do que alguém com o papel pode e não pode fazer.
Depois de terminar com a revisão das permissões de usuário e de função, clique em Fechar para fechar todas as janelas abertas e, em seguida, clique no ou Fechar botão Cancelar para fechar todas as caixas de diálogo abertas.
Deste ponto em diante, o novo usuário pode usar QuickBooks- no entanto, os seus direitos são limitados ao que você especificou.
Contabilistas, muitas vezes quiser ver os direitos que os usuários particulares têm. Isto é especialmente verdadeiro se você estiver auditados pelo seu CPA como parte de fechamentos anuais. (Você pode ser auditado se o banco quer demonstrações financeiras auditadas, por exemplo.) A janela exibir as permissões de QuickBooks é uma maneira lisa para ver estes dados on-line, e se você quiser imprimir uma cópia das informações permissões, tudo que você precisa fazer é clicar no botão Imprimir da janela.