Mantendo o seu QuickBooks 2013 dados confidenciais

Porque a informação é particular, a sua primeira preocupação na administração de um sistema de contabilidade QuickBooks 2013 é para manter seus dados confidenciais. Você tem dois métodos complementares para manter seus dados do QuickBooks confidenciais. O primeiro método para manter a confidencialidade conta com os recursos de segurança incorporados no Microsoft Windows. O outro método depende de recursos de segurança do QuickBooks.

Usando a segurança do Windows

Você pode usar a segurança fornecida pelo Microsoft Windows 7 ou 8, Windows Vista ou Windows XP para restringir o acesso a um arquivo - um arquivo de programa ou um arquivo de dados - a usuários específicos. Isso significa que você pode usar a segurança em nível de Windows para dizer quem pode e não pode usar o programa QuickBooks ou acessar o arquivo de dados QuickBooks.

Se você já está empregando segurança em nível de Windows, você (ou alguém em seu escritório) sabem como usar essa ferramenta para impedir o acesso não autorizado a (ou o uso de) arquivos de programas e arquivos de dados. Para usar a segurança em nível Windows para QuickBooks, você pode simplesmente aplicar seu conhecimento geral existente para o arquivo de programa QuickBooks ou o arquivo de dados QuickBooks.

Se você ainda não estiver usando a segurança ao nível do Windows, você não precisa ir para a dificuldade de aprender sistema de segurança complicada do Windows. Você pode usar a segurança QuickBooks simples.

Usando a segurança QuickBooks

Você pode proteger a confidencialidade dos seus dados do QuickBooks através da atribuição de uma senha para um arquivo de dados da empresa QuickBooks. Você pode fazer isso durante o processo de configuração QuickBooks. Você também pode configurar uma senha, escolhendo os usuários e Up Set-Companhia senhas de mudar a sua senha de comando. Quando você escolhe este comando, QuickBooks exibe a caixa de diálogo Alterar senha do QuickBooks.

Para configurar uma senha, basta digitar a mesma senha em ambos caixa de texto senha do novo e caixa de texto Confirmar senha Novo. Note-se que sua senha está associado com o nome de usuário admin (que significa administrador). Se você ainda não tiver configurado uma senha, você não tem uma senha antiga, então você não vai ver uma caixa de texto Senha antiga. Você também deve fornecer uma pergunta desafio e resposta.

Obviamente, você quer para definir sua senha para que ninguém (nem mesmo um computador) pode possivelmente adivinhar. Isso significa que sua senha não deve ser uma palavra em um dicionário. Sua senha também não deve ser um número. E sua senha especialmente não deve ser uma palavra, frase ou nome que algum colega de trabalho pode facilmente descobrir.

As melhores senhas (do ponto de vista da segurança) são combinações sem sentido de letras e números, como f34t5s ou s3df43x2.

Depois de definir a senha, você deve periodicamente mudá-lo. Para alterar sua senha, você também escolher o Company-> configurar usuários e Passwords-> Mudar Sua comando senha. QuickBooks novamente exibe a caixa de diálogo Alterar senha do QuickBooks. Desta vez, você deve digitar sua senha antiga na caixa de texto Change Password. Em seguida, você precisa digitar a nova senha em ambos caixa de texto senha do novo e caixa de texto Confirmar senha Novo.

QuickBooks requer um nome de usuário e senha antes que ela vai abrir o arquivo de dados da empresa. Por exemplo, se você atribuir uma senha para o arquivo de dados da empresa, sempre que QuickBooks é iniciado, ele exibe a caixa de diálogo QuickBooks Login, onde você digita seu nome de usuário e senha e clique em OK. QuickBooks em seguida, abre o arquivo de dados. Se você não pode fornecer a senha, QuickBooks não abrir o arquivo de dados.