Comunicações Unificadas para Dummies

O conceito de mensagens unificadas e os recursos que ele oferece pode variar de fornecedor para fornecedor, mas, em geral, estes são alguns dos recursos que você pode esperar:

• Atendimento Automático. Um atendedor automático é como uma recepcionista virtual ou operador. O atendedor automático pode funcionar em qualquer um de tom de entrada do menu ou voz-resposta reconhecimento e pode torná-lo mais simples e intuitiva para os chamadores para chegar ao departamento ou indivíduo que estão procurando.

• Recebendo mensagens de voz. Ao invés de ser armazenado em um servidor de telefone separado ou sistema, as mensagens de correio de voz são armazenadas em uma caixa de entrada comum, juntamente com e-mail e outras comunicações. Mensagens de voz podem ser reproduzidos diretamente de dentro de um e-mail ou pode ser anexado ao e-mail como um arquivo de áudio.

  Receber correio de voz na caixa de entrada de e-mail também expande as opções para acessar voicemail- ele pode ser recuperado a partir de um telefone, a partir do cliente de e-mail, através do acesso de e-mail baseado na Web, ou mesmo através de acesso a e-mail em um celular telefone.

• Receber faxes. Se você receber faxes em um aparelho de fax autônomo que cospe cópias em papel real da mensagem, isso não vai ajudar muito. No entanto, se você confiar em um servidor de fax, os faxes podem ser reencaminhados para uma caixa de entrada de mensagens unificadas.

  fax à moda antiga requer que você esteja fisicamente presente no local do aparelho de fax para receber faxes ele- mensagens unificadas pode ser acessado em qualquer lugar, a qualquer hora, em todas as mesmas formas mencionadas anteriormente para acessar o correio de voz.

• Notificação de correio de voz. correio de voz tradicional normalmente se baseia em qualquer uma luz a piscar no aparelho de telefone ou de um sinal intermitente quando o telefone é captado para notificá-lo de que existe uma mensagem pendente.

  Com mensagens unificadas, o usuário recebe a mensagem de voz em e-mail, tornando-o acessível a partir de qualquer lugar do mundo a qualquer momento, além de o cliente softphone geralmente tem algum tipo de notificação de correio de voz para alertar o usuário de que há um novo correio de voz.

• Acesso direto para correio de voz. Alguns sistemas de telefone da empresa têm essa capacidade já, mas ainda é um recurso interessante. Com voz amarrado em mensagens unificadas, você pode deixar correio de voz para um colega de trabalho sem realmente tocando o seu telefone.

  Se você quiser deixar mensagens para alguém sem interromper essa pessoa ou apenas quer deixar um lembrete sem ter uma conversa real, a capacidade de se conectar diretamente ao correio de voz pode vir a calhar.

• Reprodução Route to Phone. Apesar de comunicações unificadas e mensagens unificadas pode dar-lhe a capacidade de reproduzir as suas mensagens de volta no seu computador ou através do cliente softphone ou jogando um arquivo de áudio incorporado ou ligado a partir de um e-mail, você pode nem sempre quer fazer isso.

  Se você estiver em um café ou sentado em um aeroporto, você pode querer que sua mensagem ser privado. Unified Messaging permite iniciar a reprodução de mensagens de correio de voz no seu computador, mas redirecionar-los para o seu computador ou telefone celular.

Com as comunicações unificadas e a convergência de voz com e-mail e com o desktop PC, você tem novas maneiras de interagir com mensagens de voz. Você provavelmente está acostumado a um tipo de luz em seu telefone de mesa ou um tom de discagem irregular ao levantar o auscultador para alertá-lo quando uma nova mensagem de correio de voz está esperando. Dependendo da plataforma de comunicações unificadas, essas notificações pode ser prorrogado para o desktop por um ou outro

• cliente de comunicação unificada. O softphone de comunicações unificadas ou aplicativo cliente de mensagens instantâneas geralmente tem algum tipo de notificação para alertá-lo quando uma nova mensagem de correio de voz está disponível.

• systray do Windows. O software de comunicações unificadas pode amarrar na área de trabalho do Windows e fornecer algum tipo de mensagem em espera indicador na bandeja do sistema do sistema operacional Microsoft Windows.

Correio de voz é um recurso de comunicações unificadas essencial ter um sistema de telefone. A capacidade de deixar uma mensagem de voz é certamente melhor do que ter o telefone tocar indefinidamente com nenhuma forma de chegar ao usuário. No entanto, correio de voz tem suas desvantagens.

• Geralmente, os usuários só recebem seu correio de voz quando eles usam o telefone que o correio de voz foi deixado ligado. A maioria dos sistemas de correio de voz também fornecer algum método de recuperação remotamente mensagens chamando-se para o sistema de correio de voz, mas esses recursos são raramente usados ​​a menos que alguém vai ser longe do escritório por um longo período de tempo.

• Com mensagens unificadas, mensagens de voz são entregues para a mesma caixa de entrada de e-mail e outros meios de comunicação e pode ser recuperado usando um cliente de e-mail. Os usuários muitas vezes têm de e-mail emitido em seus telefones celulares e muitas organizações têm acesso baseado na Web para o sistema da empresa de e-mail, de modo a capacidade de receber mensagens de voz em e-mail significa que você tem acesso ao seu correio de voz a qualquer hora e em qualquer lugar.

• Alguns sistemas de comunicações unificadas anexar mensagens de voz como um MP3, WAV, ou outro formato de arquivo de áudio a um e-mail. Outras plataformas de comunicações unificadas, como o Microsoft Unified Communications, incorporar o correio de voz no próprio e-mail. De fato, ao usar o Microsoft Exchange com o Unified Messaging e Microsoft Outlook, as mensagens de correio de voz tem um leitor de áudio embutido para que eles possam ser reproduzidos diretamente de dentro do e-mail sem a necessidade de quaisquer utilitários de áudio adicionais.

• Com o Microsoft Outlook e correio de voz Microsoft Exchange, você também pode clicar Tocar no Telefone para que o sistema de correio de voz chamá-lo em seu telefone se você quiser ouvir as mensagens de voz com mais privacidade do que você pode ter por estridente-los através de altifalante seu computador. Se você estiver em um café ou outra área pública, este pode ser um recurso útil.

Porque mensagens unificadas permite que você receba suas mensagens de voz e fax incorporados ou anexados a e-mails em uma única caixa de entrada unificada, ele também permite que você trabalhe com esses tipos de mensagens de qualquer forma, você pode trabalhar com uma mensagem de e-mail. Com mensagens unificadas e uma única caixa de entrada você tem maior controle e flexibilidade para a partilha de comunicações com os outros. Alguns exemplos desta flexibilidade incluem:

• Correio de voz podem ser enviadas para outros indivíduos ou grupos que podem ser mais adequadas para resolver um problema.

• Correio de voz pode ser escalado para a gestão para resolver os problemas.

• ordens de compra por fax podem ser encaminhados aos departamentos adequados para o tratamento.

• mensagens de voz e fax podem ser copiados e arquivados para referência futura.

Com o controle de chamada remota (RCC), você pode integrar sua plataforma de comunicações unificadas com o seu sistema de telefone existente Private Branch Exchange (PBX). RCC permite que você aproveite algumas das capacidades de comunicações unificadas sem a necessidade de migrar para um sistema de telefonia baseada em VoIP. Essencialmente, um sistema RCC integrado une a infra-estrutura de PBX existente para o ambiente de comunicações unificadas:

• Quando os usuários fazer ou receber uma chamada usando o seu telefone de mesa, o status de presença em comunicações unificadas é atualizado para refletir que eles estão em uma chamada.

• A aplicação do softphone de comunicações unificadas pode ser usado para fazer e receber chamadas e de outra forma interagir com o telefone de mesa.

A funcionalidade de RCC é dependente das capacidades do sistema de PBX ser aproveitado, mas podem incluir

• Fazer chamadas

• receber chamadas

• Iniciar a chamada em espera

• Colocar chamadas em espera

• Visualizando Caller ID

• transferência de chamadas

• encaminhamento de chamadas

• Aceder a uma notificação de chamada perdida