Como manter livros organizados e atual do seu Nonprofit
Depois de ter criado um orçamento, você precisa configurar um sistema para manter registros consistentes, organizados de suas informações financeiras sem fins lucrativos. Você pode optar por fazer sua contabilidade com a mão ou com o software de contabilidade. Contabilidade, como o mundo das organizações sem fins lucrativos, tem algumas formas específicas de fazer as coisas. Existem duas abordagens fundamentais de contabilidade.
sistemas de contabilidade diferentes
Você vai encontrar dois sistemas padrão para a elaboração e apresentação de informações sobre a história financeira da sua organização: caixa e competência. Aqui estão algumas maneiras que diferem:
Um sistema de caixa se assemelha a maneira a maioria das pessoas manter seus talões de cheques. Você entra de renda para os livros quando você receber e depositar um cheque ou dinheiro. Você entra despesas quando você pagar uma conta. Muitos acham um sistema de dinheiro a ser uma abordagem confortável porque é simples. Quando seus livros mostram um saldo positivo, você tem o dinheiro na mão ou no banco.
Um sistema de acumulação reconhece o rendimento quando é prometido e despesas quando é obrigado. Suponha que você recebe uma carta de concessão da subvenção de uma fundação prometendo sua organização $ 60.000 ao longo de um período de dois anos. Esta concessão vai ser pago em quatro cheques de US $ 15.000 cada um.
Em um regime de competência, você entra os US $ 60.000 como receita em seus livros quando esse dinheiro é prometido - quando receber a carta de concessão da subvenção. Do lado da despesa, você digitar as suas contas em seus livros quando você provoca-los - o que pode ser antes que eles são devidos.
Cada uma destas abordagens tem possíveis desvantagens:
Nos livros de caixa, a sua organização pode dever dinheiro em contas não pagas, mas as dívidas não são aparentes, porque eles não estão em seus livros até que eles são pagos.
Nos livros de caixa, a sua organização pode ter sido premiado com uma grande concessão, mas pode parecer pobre porque você não tiver recebido o cheque.
Nos livros de caixa, é mais difícil dizer se você deve impostos sobre os salários.
Nos livros de exercício, você pode ter sido prometida uma grande contribuição, mas ainda não o recebeu. Você pode não ter dinheiro na mão, mas seus livros olhar como se você tem renda excedente.
Mantendo livros por um sistema de acumulação é prática contábil padrão para organizações sem fins lucrativos e é recomendado pelo Financial Accounting Standards Board. Para ser honesto, no entanto, pequenas organizações muitas vezes pode obter com um sistema de dinheiro em uma base diária e, em seguida, transferi-los para uma apresentação de competência, uma vez a cada trimestre ou no final de seu ano fiscal.
Considere software de contabilidade
Se você decidir usar o software para manter seus livros, você pode comprar tipos que são projetados especificamente para organizações sem fins lucrativos, que têm algumas necessidades diferentes e usar alguns termos diferentes do que as empresas com fins lucrativos. Você deve considerar a escolha de um destes produtos destinados a entidades sem fins lucrativos, embora contadores divergem sobre se é necessário. Alguns pacotes de software de contabilidade que muitas pequenas organizações sem fins lucrativos usam incluem QuickBooks da Intuit, sábio 50, e Fundo E-Z.
Se mais de quatro ou cinco pessoas em sua organização estará usando o software de contabilidade, se o seu orçamento superior a US $ 1 milhão, ou se você precisa controlar muitos programas, você provavelmente vai querer investir em software de contabilidade mais complexo.
Também importante, se sua organização tem vários membros da equipe de tempo integral, ele vai precisar de sistemas para gerenciar a folha de pagamento e pista de tempo e freqüência. da Intuit on-line da folha de pagamento é popular entre as pequenas organizações e entidades sem fins lucrativos maiores podem preferir ferramentas ADP (Automatic Data Processing) ou o tempo de rastreamento, tais como Kronos.
A revista on-line Idealware é uma excelente fonte de artigos, blogs, webinars, e fóruns sobre tecnologia para organizações sem fins lucrativos.
Ao criar o seu orçamento start-up, não se esqueça de incluir o software de contabilidade - o custo de comprar o pacote ou serviço on-line, de configurá-lo, e de serem treinados para usá-lo. À medida que sua organização cresce e você precisa de um software mais sofisticado, o tempo de preparação será maior.