Conteúdo Companion a partir do E-Book Executando um grande encontro In A Day For Dummies
Para que uma teleconferência para funcionar sem problemas, os participantes devem seguir certas regras de etiqueta durante a chamada. Siga essas orientações sempre que você está envolvido em uma teleconferência, e considere distribuí-los aos participantes de quaisquer teleconferências que você pretende (especialmente se for sua primeira teleconferência).
Seja no tempo, e sublinham a importância de estar no tempo para outros participantes. Quando alguém faz chegar atrasado, não imediatamente cortado na conversa para introduzir o retardatário. Espere até que haja uma pausa, e então simplesmente dizer: "Desculpe pela interrupção, mas parece que John Duggan, de Nova York se juntou a nós."
No entanto, você mostrar respeito aos outros participantes, deixando que eles sabem que o CEO de sua empresa parou perto e está escutando a conversa, usando o viva-voz. Você pode lidar com isso com muito tato com um simples, "Parece que Jim Brown se juntou a nós. Por favor, continue."
Escolha um local com pouco ruído de fundo. Se algum ruído de fundo é inevitável, use o botão de mudo no telefone quando você não está falando. Basta desativar o recurso de mudo quando você quiser contribuir para a conversa.
Selecione um telefone com o aparelho ligado. telefones celulares e telefones sem fio, muitas vezes adicionar estática irritante para a chamada. Speakerphones são uma armadilha porque eles pegar um monte de ruído de fundo. Além disso, ao usar algumas viva-voz, você soa como se você estivesse falando em um túnel, acrescentando ao afastamento deste meio de comunicação.
Desligue sua chamada em espera. Todos na teleconferência pode ouvir o sinal sonoro como alguém tenta alcançá-lo em outra linha, o que é perturbador e irritante.
Identificar-se antes de falar. A falta de pistas visuais torna esta prática essencial.
Abordar as pessoas pelo nome quando você falar com eles. Mais uma vez, porque você não tem pistas visuais, se você simplesmente fazer uma pergunta ou fazer uma observação sem indicar a quem você está falando, outros participantes poderão ter dificuldade em determinar quem está sendo abordado.
perguntas diretas a uma pessoa específica em vez de posar-los para o público em geral. Fazer isso ajuda a evitar confusão e ajuda a garantir que a sua pergunta é recebida com uma resposta ao invés de apenas silêncio enquanto todos tentam descobrir quem vai responder.
Nunca, jamais, colocar o telefone em espera durante uma teleconferência. Fazer isso força os participantes deixados na chamada para ouvir a música o seu sistema de telefone toca àqueles em espera, arruinando efetivamente a discussão. Se você absolutamente deve afastar-se da chamada, colocar o telefone no mudo e defini-lo em sua mesa em seu lugar.
Faça o seu melhor para evitar afastando-se da chamada, porque cria um problema quando as pessoas tentam tratá-lo sem perceber que você não está lá. A coisa mais educada a fazer é deixar que os outros participantes sabem que você precisa para deixar a chamada momentaneamente. No entanto, você deve deixar apenas em caso de emergência absoluta.