Outlook 2003: Business Contact Manager

Business Contact Manager (BCM) versão 2.0 é um add-in livre para o Outlook 2003 nas edições do Office Professional e Small Business. É uma grande ferramenta se você entender como usá-lo para seu benefício e superar suas duas principais limitações:

• Versões mais antigas do trabalho BCM como unidades autônomas não permitindo o compartilhamento entre vários usuários. Actualizar o seu BCM para a versão 2.0 permite o compartilhamento de banco de dados entre vários usuários. Se você estiver usando uma versão mais antiga, obter on-line, selecione Ajuda na barra de ferramentas do Outlook, escolha Verificar atualizações e siga as instruções para atualizar seu sistema.
Para usar os recursos de compartilhamento de BCM, seu programa Outlook deve ser instalado em um computador com Windows XP Professional- BCM não compartilha com o Windows XP Home Edition.
• O produto e os itens de serviço List tem um formato fixo com apenas três campos disponíveis para importar dados de suas vendas e sistema de contabilidade. Você tem que ajustar os campos de seu sistema de negócios para se encaixar em três campos importadores: Nome do item, Descrição e Preço unitário, o que limita a maneira de citar serviços e produtos. Citando o mesmo produto como uma unidade, uma caixa ou um recipiente significa que você tem que abrir um item de linha por embalagem. Você não pode importar suas quantidades de estoque atuais, porque BCM não importar campos de quantidade.
Para que o mesmo item na embalagem diferente na mesma linha, você tem que definir o significado de sua quantidade da unidade, quer se trate de um frasco de xampu ou uma caixa contendo 12 frascos de xampu. Adaptando cada item Nome, Descrição e Preço unitário para um serviço, um projeto ou produto é o desafio de usar BCM em qualquer negócio.

Digamos, por exemplo, que Daisy trabalha em uma empresa de informática e manutenção de software e recebe uma solicitação para uma cotação de instalar e compartilhar a nova BCM 2.0 em cinco estações de trabalho. Ela escreve uma proposta detalhada, incluindo os requisitos mínimos, como um Windows XP Professional na estação de trabalho que irá compartilhar o banco de dados, e estima o número de horas para o seu serviço. Ela cria um novo item para gravar esta proposta:

Citar Serviço para instalação do software

Nome do item: Instalação de software

Descrição: BCM 2.0 compartilhado em 5 estações de trabalho

Quantidade:1 serviço

Preço : 120,00

Daisy usa o campo Nome do item para especificar o serviço e o campo Descrição para listar o que era necessário. Ela também liga a proposta como um arquivo nos itens do histórico Opportunity. Adaptando o seu serviço ao produto e itens de serviço de lista, você pode aplicar a ideia de Daisy em qualquer tipo de negócio.

Além disso, dizer que Mark trabalha em um escritório jurídico, e um novo cliente solicita um orçamento para lidar com assuntos legais da empresa. Ele escreve uma proposta explicando o que seus serviços de escritório cobrir e envia-lo como US $ 250 por hora, estimando dez horas por mês de serviço. Ele estima a proposta em 120 horas por ano e define-se da seguinte forma:

Citar serviço para Serviços Jurídicos de Marcos

Nome do item: apoio jurídico

Descrição: Negócio jurídico 10h contrato de suporte / mês

Quantidade: 120

Total: $ 30.000

Da mesma forma, uma clínica de cosmetologia pode criar um produto e itens de serviço Lista de Botox aplicações de cuidados da pele e serviços de laser de cuidados da pele da mesma forma como um escritório legal ou um serviço de computador.

Se você está em uma loja ou pequena indústria, você pode ajustar a sua lista de produtos para caber campos disponíveis do BCM, usando os exemplos anteriores.