Quando à vala E-Mail para colaboração social
Se você pode fornecer informações de fácil acesso a todos em sua organização que pode precisar dele, você está fazendo um favor a todos. Muitas pessoas dizem que não pode utilizar a comunicação social para a maioria do seu trabalho porque os hábitos e-mail são muito profundamente enraizada em suas organizações. Mas quando você está respondendo a uma pergunta de um colega, pense duas vezes sobre se a pessoa que solicita a questão é o único que estaria interessado na resposta.
Se você está escrevendo uma resposta por e-mail detalhado embalado com muita informação, as chances são que você está criando conhecimento organizacional que vai acabar encalhado em caixa de entrada de uma pessoa - mas não deveria.
Solução: Coloque sua resposta em um blog, wiki documento ou post para um grupo de discussão na rede de colaboração. E-mail de volta um link para esse recurso, convidando o seu colega para adicionar seus pensamentos em um espaço onde os outros também podem comentar e construir sobre suas idéias.
Se você receber uma solicitação por e-mail para alguma coisa e resposta a um link com um post na rede interna, quem sabe o que pode acontecer? Talvez no dia seguinte, um colega na Europa vai editar a página para adicionar mais informações. Talvez sua lista de 9 recursos vai eventualmente crescer a uma lista de 30. Quando uma pergunta semelhante surge como parte de uma chamada de conferência com outro grupo de funcionários, você vai ser capaz de encaminhá-los para esse documento, ficando mais milhagem fora de trabalho prévio.
Apenas tome cuidado para não mudar as conversas de e-mail para colaboração social, onde há um risco de divulgação de informações o seu correspondente julgue sensível. Em caso de dúvida, pedir permissão para compartilhar sua resposta de forma mais aberta, mais do que com uma resposta por e-mail.
Pense sobre a sua própria vida de trabalho e as perguntas que você encontrar-se respondendo a uma e outra. Se você estiver em uma situação em que e-mails de volta apenas um link sente muito concisa ou rude, outra estratégia é dar uma versão curta da resposta no corpo do e-mail, seguido de um link para um documento que fornece mais detalhes.
Persuadir os outros a mudar seus hábitos é, pelo menos, metade da batalha. Você pode começar o que você espera será uma discussão on-line produtiva em sua rede de colaboração que fica frustrado quando um dos outros participantes copia e cola a mensagem em um multi-destinatário de e-mail. A partir daí, a conversa vai continuar a metade da sua plataforma de colaboração social e metade em e-mail, com diferentes participantes sintonizaram a cada garfo. O pior de ambos os mundos!