Vendo agendas de grupo no Outlook 2002

Outlook 2002 dá-lhe a capacidade de criar grupos de modo que você possa ver todas as agendas dos membros do grupo, com apenas alguns cliques do mouse. Por exemplo, você pode criar um grupo contendo todos os membros de sua equipe-projeto se você regularmente agendar reuniões com toda a equipe, você pode visualizar rapidamente todos os horários para encontrar um horário de reunião quando eles estão todos disponíveis. Não mais de digitação em nomes dos membros da equipe individualmente para obter os seus horários. E não mais ter que lembrar o nome de cada membro da equipe - e, inevitavelmente, deixando alguém fora da lista!

Para fazer pleno uso das agendas de grupo, os calendários de todos os membros do grupo devem estar disponíveis para visualização pública. Contate guru sistemas de informação da sua organização para ver se você tem acesso do público aos horários.

Para exibir todas as programações de um grupo, siga estes passos:

1. Chame o seu calendário Outlook 2002.

2. Escolha Ações, Exibir Agendas de Grupo. A caixa de diálogo Agendas de Grupo é exibido, listando todos os grupos que você criou.

Se você ainda não tiver criado nenhum grupo, você pode clicar em Novo para fazê-lo. Ou você pode excluir grupos antigos de sua lista.

3. Dê um duplo clique no grupo que você deseja visualizar, ou destacar o grupo e clique em Abrir.

A janela de programação será exibida, mostrando todos os horários para os membros do grupo. Você pode adicionar e excluir os membros do grupo.

4. Clique em Salvar e fechar para salvar as alterações feitas para o grupo.

Você pode até mesmo agendar reuniões a partir de janela de agendamento de grupo. Basta destacar um momento em que todo mundo está disponível, em seguida, clique em Criar Reunião e escolha Criar encontro para todos. Uma nova janela de compromisso aparece com todos os nomes dos membros do grupo no campo Para. Se desejar, mudar de assunto e incluir uma mensagem e clique em Enviar para convidar todos no grupo para a reunião.