Apontando para o escritório sem papel
De uma perspectiva verde, reduzindo a quantidade de papel utilizado é fundamental. O papel é produzido a partir de árvores, que constituem um recurso natural declínio. o desperdício de papel significa que não só a madeira é desperdiçado mas também os produtos químicos e de energia que entraram em processamento de papel. Mais de papel está sendo reciclado do que nunca, mas até mesmo o processo de reciclagem de papel utiliza energia que pode ser salvo se menos papel é utilizado em primeiro lugar. (Não pense mesmo sobre a quantidade de aço salvos pela redução do número de clipes de papel usados para segurar o papel juntos!)
Mesmo que um escritório completamente sem papel pode ser irrealista, a tecnologia permite reduzir consideravelmente a quantidade de papel utilizado no trabalho. Use papel apenas quando for absolutamente necessário, como por questões de conformidade regulação fiscais e governamentais. Caso contrário, use a tecnologia que está disponível para você. Use estas simples sugestões para redução do consumo de papel e colocar aparelhos para bom uso:
Rever documentos eletronicamente em sua tela de computador, laptop, celular ou PDA (assistente pessoal digital). Quanto mais você usa a tela, o mais fácil você vai encontrá-lo para rever e editar o material sem imprimi-lo fora e usando uma caneta. Essas ferramentas também permitem que você trabalhe onde quer que esteja e são tão portátil como papel.
Use e-mail e acesso à Internet. Avanços nessas áreas permitir que as pessoas e as empresas a combinar e-mail com a recuperação de fax e correio de voz.
Use um scanner para fazer versões digitais de imagens ou itens de modo que você pode trocá-los por via electrónica e copiá-los em relatórios eletrônicos.
Tirar fotos com uma câmera digital para economizar tinta e papel fotográfico de se manter e trocar arquivos de fotos eletronicamente.
Use páginas da Web, CDs, DVDs ou cartões de memória em vez de documentos em papel. Os documentos podem ser trocados através de servidores de e-mail ou acessível se apropriado e dependendo de suas necessidades de tamanho e de segurança. regulamentos da empresa e documentos de política também pode ser postada no sistema informático interno (intranet) ou em CDs ou DVDs em vez de ser impresso.
Manter arquivos em sistemas de armazenamento on-line, que permitem a gestão centralizada de informação eletrônica em uma rede que todos na empresa pode acessar. Estes sistemas on-line pode substituir sistemas de arquivamento em papel.
Quanto mais você confiar em tecnologia (com backups de arquivos apropriados), a menos provável que você quer manter um sistema de arquivamento de papel para fazer backup de seus sistemas de computador de arquivamento.
Certifique-se de que as pessoas têm acesso remoto à rede da empresa para que eles possam acessar os trabalhos de casa ou em outro local remoto sem acarretando em torno de uma pilha de documentos.
Imprima dos dois lados do papel.